KEP nedir, kimler zorunlu?

Kayıtlı elektronik posta (KEP), gönderimi ve teslimi hukuken ispatlanabilen bir e-posta türüdür. "Kimler KEP kullanmak zorunda?" sorusu sık sorulur; ancak bu sorunun cevabı çoğu zaman KEP ile elektronik tebligat arasındaki farkı bilmeyi gerektirir. Bu rehber her ikisini de yürürlükteki mevzuat maddeleriyle anlatır. Bilgiler 09.10.2026 itibarıyla kontrol edilmiştir.

KEP nedir?

KEP, Türk Ticaret Kanunu'nun 1525. maddesine dayanılarak BTK tarafından çıkarılan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ile düzenlenir (Resmî Gazete 25.08.2011). Yönetmeliğe göre KEP, elektronik iletilerin gönderimi ve teslimine ilişkin hukuki delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli bir şeklidir (md. 4).

KEP'i sıradan e-postadan ayıran özellikler yönetmelikte şöyle tarif edilir:

Delil gücü: KEP hizmet sağlayıcısının kayıtları ve KEP delilleri senet hükmündedir; aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılır (md. 15/1).
Teslim ve okunma: Hesap sahibinin hesabını düzenli kontrol etmesi beklenir. Mücbir sebepler dışında, iş gününde hesaba ulaşan ileti ertesi iş günü hesap sahibine ulaşmış ve okunmuş sayılır (md. 12).
Saklama: KEP hizmet sağlayıcıları sistem kayıtlarını, delilleri ve işlem verilerini en az 20 yıl saklar (md. 16).
Hesap kapatma: Kapatılan hesap, kesin kapanıştan önce en az 3 ay erişilebilir kalır (md. 13).

KEP hesabı nasıl açılır?

Hesap, BTK'nın yetkilendirdiği bir KEP hizmet sağlayıcısından (KEPHS) açılır. Yönetmeliğe göre:

Gerçek kişilerin kimliği fotoğraflı resmî kimlik belgesi ya da güvenli elektronik imza ile tespit edilir (md. 9).
Tüzel kişiler MERSİS numarasıyla tanımlanır; hesabı kullanacak işlem yetkilileri belirlenir ve bunların kimlik ve yetki belgeleri sunulur. Tüzel kişinin hesabını işlem yetkilisi kullanır ve yetkili her zaman değiştirilebilir (md. 9 ve 11).
Hizmet sağlayıcı başvuranla sözleşme ya da taahhütname imzalar; hesap, gerçek kişinin ya da tüzel kişinin işlem yetkilisinin güvenli elektronik imzasıyla onayı sonrasında etkinleşir. Yalnızca ileti alacak gerçek kişiler onayı ıslak imzayla da verebilir (md. 10).

BTK'nın KEP hizmet sağlayıcıları listesinde 10 kuruluş yer alır; bunlardan 2'si faaliyetini sonlandırmıştır, 8'i faaldir (BTK, 09.10.2026 itibarıyla). KEP hizmeti veren firmaları KEP kategorisinde görebilir, bir firmanın BTK listesinde olup olmadığını yetki sorgulama aracıyla arayabilirsiniz.

KEP nerede hukuki sonuç doğurur?

Tacirler arası ihtarlar. Türk Ticaret Kanunu'na göre tacirler arasında karşı tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe ya da sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbar veya ihtarlar; noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak KEP ile yapılır (TTK md. 18/3). KEP bu dört yoldan biridir; ihtar KEP ile gönderilecekse güvenli elektronik imza kullanılması gerekir. e-imza edinmek için e-imza nasıl alınır rehberine bakabilirsiniz.

e-Belgelere itiraz. e-Fatura gibi e-Belgelere ilişkin TTK 18/3 kapsamındaki ihbar ve ihtarlar ile e-Belge iptal işlemlerinin, GİB'in kılavuzunda belirtilen usul ve sürelerle GİB sistemine de bildirilmesi zorunludur (509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği, V.10). Faturaya itiraz süresi faturanın alındığı tarihten itibaren 8 gündür (TTK md. 21/2).

Zorunluluk nereden geliyor? Elektronik tebligat

Şirketler için asıl zorunluluk elektronik tebligat ile ilgilidir. 7201 sayılı Tebligat Kanunu'nun 7/a maddesine göre şu kişilere tebligatın elektronik yolla yapılması zorunludur (09.10.2026 itibarıyla):

Kamu idareleri ve bunlara bağlı döner sermayeli kuruluşlar, mahalli idareler, kanunla kurulan diğer kamu kurumları, fonlar ve kefalet sandıkları,
Kamu iktisadi teşebbüsleri ve sermayesinin yarısından fazlası kamuya ait ortaklıklar,
Kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları ve üst kuruluşları,
Kanunla kurulanlar dahil tüm özel hukuk tüzel kişileri (şirketler, dernekler, vakıflar gibi),
Noterler, baro levhasına yazılı avukatlar, sicile kayıtlı arabulucular ve bilirkişiler.

Bu kapsam dışındaki gerçek ve tüzel kişilere de talep ederlerse elektronik tebligat adresi verilir; adres alındıktan sonra bu kişilere tebligatın elektronik yapılması zorunlu hâle gelir (Kanun md. 7/a).

Usul, Elektronik Tebligat Yönetmeliği ile belirlenir (Resmî Gazete 06.12.2018, Sayı 30617; yürürlük 01.01.2019; son değişiklik 29.11.2023):

Elektronik tebligat PTT aracılığıyla, Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS) üzerinden yapılır. PTT her kişi için kimlik bilgisine, tüzel kişiler için tabi oldukları sistem bilgisine (ör. MERSİS numarası) dayanan tek ve benzersiz bir elektronik tebligat adresi oluşturur (md. 8).
Tebligat, muhatabın elektronik tebligat adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılır (md. 9/6).
Tebligatın adrese ulaştığını öğrenmek isteyen muhatap, e-posta adresini ya da kısa mesaj alabilen bir telefon numarasını PTT'ye bildirir. Tebligat adrese ulaştığı anda PTT bilgilendirme mesajı gönderir; kısa mesaj ücretli, e-posta ücretsizdir. Bilgilendirmenin yapılamaması ya da geç yapılması tebligatın geçerliliğini etkilemez (md. 10).
Muhatap adresine güvenli elektronik imzayla, e-Devlet Kapısı üzerinden kimlik doğrulamasıyla ya da PTT'nin verdiği şifre ile tek kullanımlık doğrulama koduyla erişir (md. 11).
Zorunluluk kapsamındaki tüzel kişiler en az bir, en fazla on ana işlem yetkilisi belirleyerek PTT'ye bildirir (md. 13).
Kapsam dışındaki kişiler PTT'ye ya da e-Devlet Kapısı üzerinden UETS'ye başvurarak adres alabilir (md. 7).

Kısacası, özel hukuk tüzel kişileri için Kanunla zorunlu tutulan, UETS'deki elektronik tebligat adresidir; KEP ise ticari ihtarlar ve ispat gücü gereken yazışmalar için kullanılabilen, BTK yönetmeliğine tabi ayrı bir sistemdir.

Süreleri takip edin

KEP hesabınızın ya da KEP'te kullandığınız e-imzanın bitiş tarihinden önce haber almak için sertifika hatırlatıcıyı kullanabilirsiniz; araç 60, 30, 7 ve 1 gün önce e-posta gönderir.

Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır. Belirli bir ihtarın şekli ya da tebligatın geçerliliği konusunda bir hukukçuya danışın.

Kaynaklar

Kaynaklar 09.10.2026 tarihinde kontrol edildi.