e-Defter ve mali mühür rehberi (2026)

e-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu'na göre tutulması zorunlu defterlerin elektronik ortamda oluşturulması, imzalanması ve saklanmasıdır. Kurallar, Hazine ve Maliye Bakanlığı ile Ticaret Bakanlığı'nın ortak yayımladığı Elektronik Defter Genel Tebliği'nde (Sıra No: 1) ve onu değiştiren tebliğlerde yer alır. Defterler mükellefin mali mührü ya da nitelikli elektronik sertifikasıyla (e-imza) imzalanır; bu nedenle e-Defter ile mali mühür konuları birlikte ele alınır.

Bu rehberdeki bilgiler Resmî Gazete'de yayımlanan tebliğ metinlerine ve Kamu Sertifikasyon Merkezi'nin (Kamu SM) mali mühür sayfasına dayanır; 09.10.2026 itibarıyla kontrol edilmiştir.

Kimler e-Defter tutmak zorunda?

Elektronik Defter Genel Tebliği'ni değiştiren Sıra No: 5 Tebliğ (Resmî Gazete 08.11.2024, Sayı 32716) ile kapsam genişletildi. 1 Ocak 2025'ten itibaren:

Bilanço esasına göre defter tutmak zorunda olan mükellefler ile isteğe bağlı olarak bilanço esasını seçen mükellefler e-Defter uygulamasına dahildir (Tebliğ 3.2.1/3).
Bu tarihten sonra yeni işe başlayan, yeniden işe başlayan, sınıf değiştiren, yeni mükellefiyete giren ya da vergi muafiyeti kalkan ve bilanço esasına göre defter tutacak olanlar, işe başlama, sınıf değiştirme, mükellefiyet ya da muafiyetten çıkma tarihinden itibaren e-Defter tutar (Tebliğ 3.2.6/3).

Sıra No: 6 Tebliğ (Resmî Gazete 31.12.2024, Sayı 32769) kapsamı netleştirdi: Vergi Usul Kanunu'nun 172 ve 173. maddeleri gereğince defter tutan dernek ve vakıfların iktisadi işletmelerinden bilanço esasına göre defter tutanlar da kapsamdadır. Defter tutma yükümlülüğü bulunmayan dernek, vakıf, sendika, oda, birlik, federasyon ve konfederasyon gibi mükellefler, kurumlar vergisinden muaf kooperatifler ve iflas kararı devam ettiği sürece iflas hâlindeki mükellefler zorunluluk kapsamında değildir.

Kendi durumunuzu diğer e-belgelerle birlikte e-Dönüşüm zorunluluk testi aracıyla görebilirsiniz.

Uygulamaya dahil olmak için ne gerekir?

Sıra No: 6 Tebliğ ile değişen 4.1.1 numaralı fıkraya göre (09.10.2026 itibarıyla):

Gerçek kişi mükelleflerin nitelikli elektronik sertifika (NES) veya mali mühür ya da Dijital Vergi Dairesi veya e-Devlet Kapısı şifresi temin etmiş olmaları,
Tüzel kişi mükelleflerin mali mühür ya da Dijital Vergi Dairesi veya e-Devlet Kapısı şifresi temin etmiş olmaları gerekir.

Defter ve berat dosyalarının imzalanması/onaylanması ise NES veya mali mühürle, zaman damgalı olarak yapılır (Tebliğ 4.3.4). e-Defter oluşturmak için kullanılan yazılımların GİB'in uyumluluk onayına sahip olması gerekir; kurallara aykırı davranan uyumlu yazılım firmalarının onayı iptal edilebilir (Tebliğ 6.6, Sıra No: 5 ile eklendi). e-Defter oluşturan programları muhasebe programı kategorisinde inceleyebilirsiniz.

Berat yükleme süreleri

Aylık dönemler hâlinde oluşturulan e-Defter ve berat dosyalarının oluşturulması, imzalanması ve e-Defter uygulamasına yüklenerek GİB onaylı beratın alınması için süreler şöyledir (Tebliğ 4.3.4, Sıra No: 5 ile değişik, 09.10.2026 itibarıyla):

Dönem	Gelir vergisi mükellefleri	Diğer mükellefler (ör. kurumlar)
Her ay	İlgili ayı takip eden dördüncü ayın 10'u sonuna kadar	İlgili ayı takip eden dördüncü ayın 14'ü sonuna kadar
Hesap döneminin son ayı	Gelir vergisi beyannamesinin verileceği ayı takip eden ayın 10'u	Kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği ayı takip eden ayın 14'ü

Örneğin aylık yükleme yapan bir kurumlar vergisi mükellefi, Ocak ayı defterlerinin beratlarını Mayıs ayının 14'ü sonuna kadar almalıdır.

Mükellefler, hesap döneminin ilk ayında e-Defter uygulamasından bildirmek şartıyla geçici vergi dönemi bazında yüklemeyi de seçebilir. Bu durumda her geçici vergi döneminin aylarına ait dosyalar, ilgili geçici vergi beyannamesinin verileceği ayı takip eden ayın 10'u (gelir vergisi) ya da 14'ü (diğerleri) sonuna kadar yüklenir. Seçim, değiştirilmedikçe sonraki hesap dönemlerinde de geçerlidir; bu seçimi yapanlar için cezalar her ay ayrı ayrı değerlendirilir (Tebliğ 4.3.4).

Tebliğe göre e-Defter uygulamasına ilişkin diğer kurallar ve duyurular edefter.gov.tr adresinde yayımlanır (Tebliğ 7.8). Süre uzatımları gibi güncel duyurular için bu adres takip edilebilir.

Envanter defteri

Sıra No: 6 Tebliğ ile envanter defterinin de e-Defter olarak tutulabilmesi düzenlendi. Tebliğe göre envanter defterini e-Defter olarak tutmak isteğe bağlıdır; GİB, faaliyet konusu, aktif büyüklüğü, hasılat ve sektör gibi kriterlerle edefter.gov.tr'de yapacağı duyuruyla zorunluluk getirebilir. Envanter defterinde açılış onayı yerine geçen dosyalar hesap döneminin ilk ayını takip eden dördüncü ayın 10'u (gelir vergisi) ya da 14'ü (diğerleri), kapanış onayı yerine geçen dosyalar ise yıllık beyannamenin verileceği ayı takip eden ayın 10'u ya da 14'ü sonuna kadar yüklenir (Tebliğ 3.2.6 ve 4.3.4, Sıra No: 6 ile değişik).

Mali mühür nedir?

Mali mühür, e-Belge ve e-Defter işlemlerinde verinin bütünlüğünü, kaynağını ve içeriğini güvence altına almak için kullanılan elektronik sertifikadır. Tüzel kişiler, kurum, kuruluş ve işletmeler ile isteyen gerçek kişi mükellefler için GİB adına TÜBİTAK BİLGEM Kamu SM tarafından üretilir (509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği, V.9). Gerçek kişiler isterlerse mali mühür yerine e-imza (NES) kullanabilir; e-imza için e-imza nasıl alınır rehberine bakabilirsiniz.

Mali mühür başvurusu adım adım

Kamu SM'nin mali mühür süreç sayfasına göre (09.10.2026 itibarıyla):

Başvuru: Kamu SM Online İşlemler'e giriş yapılır; "Mali Mühür İşlemleri > Başvuru Oluşturma" adımları izlenir. Sertifika tipi olarak akıllı kart ya da HSM (donanım güvenlik modülü) seçilebilir.
Ödeme: Başvurunun son ekranındaki bilgilerle Kamu SM'nin sanal POS sayfasından ya da Vakıfbank ve Ziraat Bankası kanallarından borç sorgulanarak ödeme yapılır. Banka kanalındaki ödemeler sisteme 1 iş günü sonra yansır. Güncel ücretler Kamu SM'nin fiyatlandırma sayfasında yayımlanır.
Üretim ve teslim: Ödeme hesaba geçince akıllı kart sertifikası üretilir ve kuryeyle yetkiliye ya da seçilen şubeye gönderilir. İmza yetkilisi teslim alamıyorsa noter onaylı vekâletle ya da Kamu SM'nin tarif ettiği teslimat dilekçesiyle belirlenen kişi teslim alabilir.
Kurulum: Teslimden sonra Kamu SM'nin kurulum adımları uygulanır. PIN üç kez yanlış girilirse Online İşlemler'deki "Kilit Çözme" ile yeni PIN belirlenir.

Geçerlilik ve yenileme: Mali mühür sertifikaları 3 yıl kullanılır. Kamu SM, süre bitmeden 3 ay, 2 ay, 1 ay ve 1 hafta kala kayıtlı e-posta adresine hatırlatma gönderir; yenileme için başvuru adımları tekrarlanır (Kamu SM, 09.10.2026 itibarıyla). Sertifikanızın bitiş tarihini sertifika inceleme aracıyla görebilir, sertifika hatırlatıcı ile süresi dolmadan e-posta alabilirsiniz.

Değişiklik, kayıp ve arıza durumları

Unvan değişikliği: Eski unvanı taşıyan sertifikalar geçerliliğini kaybeder; unvan değişikliğini izleyen 15 gün içinde yeni unvana uygun sertifika başvurusu yapılması gerekir (509 Sıra No.lu Tebliğ, V.9). Kamu SM de VKN ya da unvan değişince yeniden mali mühür alınması gerektiğini belirtir.
Yetkili değişikliği: Mali mühür, kurumun bildirdiği yetkililerin kontrolünde kullanılır; yetkili değiştiğinde yeni yetkililerin derhâl belirlenip bildirilmesi zorunludur (V.9).
Kayıp ve çalıntı: Sertifika önce Online İşlemler'den iptal edilir, ardından yeniden başvuru yapılır; iptal edilen sertifika tekrar kullanıma açılamaz (Kamu SM).
Arıza veya çalınma sırasında belge düzenleme: Mali mührün ya da elektronik imza aracının arızalanması veya çalınması, ispat veya tevsik edilmek şartıyla, yeni araç temin edilene kadar e-belgelerin kâğıt düzenlenmesinde özel usulsüzlük cezası kesilmeyen haller arasındadır (509 Sıra No.lu Tebliğ, V.7/c).

Mali mühür ve e-Defter hizmeti veren firmaları e-Defter ve mali mühür kategorilerinde karşılaştırabilirsiniz. e-Fatura'ya geçiş adımları için e-Fatura'ya geçiş rehberine bakabilirsiniz.

Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır; defter tutma usulünüze ve hesap döneminize özgü süreler için mali müşavirinize danışın.

Kaynaklar

Kaynaklar 09.10.2026 tarihinde kontrol edildi.