e-Arşiv Fatura 2026-2027 kuralları: kimler, hangi tarihten itibaren?

e-Arşiv Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara (vergi mükellefi olsun ya da olmasın) düzenlenen faturanın elektronik ortamda oluşturulmasıdır. Alıcıya kâğıt veya elektronik ortamda iletilen hâli belgenin aslı, düzenleyende elektronik olarak saklanan hâli ikinci nüshadır. e-Arşiv Fatura da yeni bir belge türü değildir; kâğıt faturayla aynı hukuki niteliğe sahiptir (509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği, IV.2.1).

589 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile yapılan değişiklikten sonra e-Arşiv kuralları 2026 ve 2027'de iki aşamalı olarak genişliyor. Aşağıdaki bilgiler GİB'in yayımladığı 509 Sıra No.lu Tebliğ güncel metnine dayanır ve 09.10.2026 itibarıyla kontrol edilmiştir.

Kimler e-Arşiv Fatura düzenlemek zorunda?

Tebliğ dört grup sayar:

1. e-Fatura'ya geçenler. e-Fatura uygulamasına zorunlu olarak dahil olanlar, e-Fatura için öngörülen süre içinde e-Arşiv Fatura uygulamasına da geçmek zorundadır (IV.2.4.1). Bu mükellefler e-Fatura'ya kayıtlı alıcılara e-Fatura, diğer alıcılara e-Arşiv Fatura düzenler (IV.2.1).
2. İnternet ortamındaki aracılar ve satıcılar. Aracı hizmet sağlayıcıları, internette ilan yayınlayanlar ve internet reklamcılığı aracıları ile internetten mal veya hizmet satışında e-Fatura hasılat sınırını (2022 ve sonraki dönemler için 500 bin TL) aşanlar e-Arşiv'e de geçer (IV.2.4.2, 09.10.2026 itibarıyla).
3. Diğer tüm mükellefler — tutara bağlı ve tutardan bağımsız kurallar. Bu grup aşağıda ayrıca anlatılıyor (IV.2.4.3).
4. GİB'in yazılı bildirim yaptığı mükellefler. GİB riskli ya da uyum düzeyi düşük bulduğu mükelleflere, en az 3 ay hazırlık süresi vererek zorunluluk getirebilir (IV.2.4.4).

2026 ve 2027'de ne değişiyor?

Tebliğin IV.2.4.3 bölümü, e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan mükelleflerin düzenlediği faturaları iki takvime ayırır (589 Sıra No.lu Tebliğ ile değişik hâli, 09.10.2026 itibarıyla):

Yani 2026 boyunca:

• Bilanço esasına göre defter tutan bir şirket ya da şahıs işletmesi, e-Fatura'ya kayıtlı olmayan alıcılara düzenlediği her faturayı e-Arşiv olarak düzenler.
• Basit usul ve işletme hesabı mükellefleri 31.12.2026'ya kadar yalnızca vergiler dahil tutarı 3.000 TL'yi aşan faturalarını e-Arşiv olarak düzenler; 1 Ocak 2027'den itibaren tutar sınırı kalkar.

Bu faturalar GİB'in e-Belge düzenleme portalı ya da GİB'den izin almış özel entegratörlerin sistemleri aracılığıyla düzenlenir (IV.2.4.3). Kendi durumunuzu e-Dönüşüm zorunluluk testi aracıyla görebilirsiniz.

Satıcı ve alıcının ikisi de e-Fatura'ya kayıtlıysa aralarındaki faturaların tamamı e-Fatura olmalıdır; e-Arşiv bu durumda kullanılmaz (IV.2.4.3).

Kâğıt fatura düzenlenirse

Bu kapsamdaki bir fatura e-Arşiv yerine matbu kâğıt fatura olarak düzenlenir veya alınırsa, faturayı düzenleyen ile nihai tüketici dışındaki vergi mükellefi alıcı hakkında, her bir kâğıt fatura için ayrı ayrı Vergi Usul Kanunu'nun 353. maddesindeki özel usulsüzlük cezası uygulanır (IV.2.4.3). Tebliğ, GİB veya entegratör sistemlerindeki arıza gibi belirli hallerde kâğıt düzenlemeye ceza kesilmeyeceğini de belirtir (V.7).

Düzenleme kuralları

• Saat ve dakika: e-Arşiv Faturada düzenleme tarihinin yanında saat ve dakikanın da gösterilmesi zorunludur (V.5.2).
• İletim: Belge, alıcının talebine göre kâğıt veya elektronik ortamda iletilir. Elektronik iletimde (internet dahil her türlü elektronik araçla) ayrıca kâğıda basılması gerekmez (V.5.2).
• Sevkiyat: Sevk sırasında malın yanında sevk irsaliyesi, irsaliye yerine geçen e-Arşiv Fatura kâğıt çıktısı ya da ÖKC'den alınan fatura bilgi fişi bulunmalıdır (V.5.2).
• İrsaliyeli fatura yerine kullanım: Malın yanında kâğıt olarak verilen e-Arşiv Fatura; saat ve dakika gösterilmesi, malın teslimi anında düzenlenmesi, üzerine "İrsaliye yerine geçer." yazılması ve satıcı tarafından imzalanması şartıyla irsaliyeli fatura yerine kullanılabilir (V.5.2).
• Raporlama: e-Arşiv Fatura, iletimini GİB'in yapmadığı bir belge olduğu için düzenleyen mükellef ya da özel entegratör, GİB'in belirlediği formatta e-Belge raporunu zaman damgalı olarak imzalayıp GİB'e aktarır (V.8).

İnternetten satış yapanlar için ek bilgiler

e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olup internetten satış yapanlar, bu satışlara ilişkin e-Arşiv Faturaları elektronik ortamda iletmek zorundadır. Faturada "Bu satış internet üzerinden yapılmıştır." ifadesi ile şu bilgiler yer alır (IV.2.4.5):

1. Satışın yapıldığı web adresi,
2. Ödeme şekli,
3. Ödeme tarihi,
4. Mal satışlarında gönderiyi taşıyanın adı soyadı veya unvanı ve VKN/TCKN bilgisi,
5. Malın gönderildiği veya hizmetin ifa edildiği tarih,
6. İade bölümü (iade edenin adı soyadı, adresi, imzası; iade edilen malın cinsi, miktarı, birim fiyatı ve tutarı).

Müşteri malı iade etmek isterse kendisine iletilen faturanın çıktısını alıp iade bölümünü doldurur ve imzalayarak malla birlikte gönderir; bu belge satıcının düzenleyeceği gider pusulası yerine geçer (IV.2.4.5). Kargo firması seçimine ilişkin resmî pazar verilerini kargo firması seçimi rehberinde bulabilirsiniz.

"Nihai tüketici" ibareli e-Arşiv

e-Fatura ve e-Arşiv'e kayıtlı olup ÖKC kullanımından muaf olan mükellefler ile Güvenli Mobil Ödeme ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi'nden yararlananlar, Vergi Usul Kanunu'nun 232. maddesinde o yıl için belirlenen fatura düzenleme sınırına kadar olan perakende satışlarda, müşteri bilgisi yerine "NİHAİ TÜKETİCİ" yazarak e-Arşiv Fatura düzenleyebilir. Bu şekilde düzenlenen belge perakende satış fişi ya da ÖKC fişi kabul edilir (V.2). Yazarkasa kullanan işletmeler için yazarkasa POS ve GİB onayı rehberine bakabilirsiniz.

Saklama

Düzenleyen, e-Arşiv Faturaları elektronik ortamda saklamak ve istendiğinde ibraz etmekle yükümlüdür (V.5.2 ve VI). Belgeler üzerindeki mali mühür veya elektronik imzayla birlikte saklanır; doğrulama yalnızca elektronik ortamda yapılabildiği için kâğıda basarak saklama yeterli değildir (VI).

Gelen bir e-Arşiv Fatura dosyasını okumak için e-Fatura görüntüleyici aracını kullanabilirsiniz. e-Arşiv hizmeti sunan firmaları e-Arşiv Fatura kategorisinde karşılaştırabilirsiniz. e-Fatura'ya da geçmeniz gerekiyorsa adımlar e-Fatura'ya geçiş rehberinde.

Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır; mükellefiyet türünüze özgü durumlar için mali müşavirinize danışın.

Kaynaklar

Kaynaklar 09.10.2026 tarihinde kontrol edildi.

• GİB – 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği (güncel metin, 573 ve 589 Sıra No.lu Tebliğlerle değişik)
• 213 sayılı Vergi Usul Kanunu