Rehber
Özel entegratör seçerken bakılacaklar: GİB izni, saklama ve sorumluluk
e-Fatura ve e-Arşiv için özel entegratörle çalışmadan önce GİB tebliğinin entegratörlere getirdiği yükümlülükleri, saklama sorumluluğunun kimde kaldığını ve izin iptalinde ne olacağını özetliyoruz.
· 7 dk okuma · e-Fatura
e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve diğer e-Belgeleri kullanmanın üç yolu vardır: GİB Portal, doğrudan entegrasyon ve özel entegratör (509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği, V.1). Kendi yazılımını GİB'e bağlamak istemeyen ve portalın temel işlevleriyle yetinmeyen işletmelerin çoğu özel entegratörle çalışır. Bu rehber, entegratör seçerken karşılaştırılabilecek konuları tebliğin entegratörlere getirdiği kurallar üzerinden anlatır. Bilgiler 09.10.2026 itibarıyla kontrol edilmiştir.
Özel entegratör ne yapar?
Tebliğe göre özel entegratör, teknik yeterliliğe sahip ve GİB'den izin almış bir kuruluştur. Mükellefler adına e-Belge ve e-Belge raporu oluşturabilir, belgeleri mali mühürle onaylayabilir, zaman damgası kullanabilir ve belgeleri alıcıya, raporları da GİB'e elektronik ortamda iletebilir (V.1.2).
Entegratörle çalışmaya başlamanın yolu da tebliğde tarif edilir: Entegratör, anlaştığı mükellefin bilgilerini GİB sistemine yükler, GİB'in onayını alır; mükellefin kullanıcı hesabı tanımlandıktan sonra e-Belge gönderip alınmaya başlanır (V.1.4).
1. GİB izni ve resmî liste
Özel entegratörlük için GİB'e ayrıca başvurulur; başvuruya Özel Entegrasyon Bilgi İşlem Sistem Raporu (BİS) eklenir ve GİB'in teknik kılavuzlarına uygun altyapı kurulması zorunludur (V.1.2). İzin alan entegratörlerin listesi GİB tarafından yayımlanır.
GİB'in e-Fatura özel entegratörler listesinde 93 kuruluş yer almaktadır (GİB listesi, 09.10.2026 itibarıyla). Bir firmanın bu listede görünüp görünmediğini adından ya da web adresinden yetki sorgulama aracıyla arayabilir, kesin bilgi için GİB'in güncel listesine bakabilirsiniz. Listede yer alan firmaları e-Fatura kategorisinde görebilirsiniz.
2. Verilerin bulunduğu yer ve gizlilik
Tebliğ, entegratörler için iki açık kural koyar:
- e-Belge gönderip almada kullanılan bilgi işlem sisteminin yazılım ve donanım altyapısının Türkiye Cumhuriyeti sınırları içinde ve Türk kanunlarının geçerli olduğu yerlerde bulunması zorunludur (V.1.2).
- Entegratör, hizmet verdiği mükelleflere ait ticari sır niteliğindeki bilgileri yalnızca e-Belge oluşturma, imzalama, gönderme ve alma amacıyla kullanabilir; işleme taraf olanların yazılı izni olmadan GİB dışında üçüncü kişilerle paylaşamaz. Bu kurala aykırı paylaşım tespit edilirse entegratörün izni iptal edilebilir (V.1.2).
e-Belgelerin saklanması da Türkiye sınırları içinde yapılmalıdır; bu kural yurt dışında ikincil bir arşiv tutulmasına engel değildir (VI).
3. Saklama sorumluluğu sizde kalır
Entegratörle çalışmak, belgeleri saklama ve istendiğinde ibraz etme ödevini ortadan kaldırmaz (V.1.2). Tebliğin VI. bölümü bu konuda şunları söyler:
- Mükellefler düzenledikleri ve adlarına düzenlenen e-Belgeleri, üzerindeki mali mühür veya elektronik imzayla birlikte, kanuni süreler içinde elektronik ortamda saklamakla yükümlüdür.
- e-Belgelerin mükellefin kendi bilgi işlem sisteminde saklanması esastır; üçüncü kişiler nezdinde saklama da mümkündür, ancak bu durumda da asli sorumluluk mükellefe aittir.
- Başka mükelleflere saklama hizmeti verecek kuruluşların GİB'den ayrıca saklama izni alması zorunludur. İzin almadan yapılan saklama GİB nezdinde hüküm ifade etmez. Saklama izni alanların listesi GİB tarafından yayımlanır.
Bu nedenle entegratörün belgeleri sizin adınıza saklayıp saklamadığı, saklıyorsa saklama izninin bulunup bulunmadığı ve sözleşme sona erdiğinde belgelerin hangi biçimde size teslim edileceği, karşılaştırmada ayrı başlıklar olarak ele alınabilir. Saklama süresi için Vergi Usul Kanunu 5 yıl (VUK md. 253), Türk Ticaret Kanunu ticari defter ve belgeler için 10 yıl (TTK md. 82/5) öngörür (09.10.2026 itibarıyla).
4. Mali mühür kimin olacak?
Belgeler kural olarak mükellefin kendi mali mührüyle ya da gerçek kişilerde nitelikli elektronik sertifikasıyla (e-imza) onaylanır. Özel entegratör kullanılıyorsa mükellef, belgelerin entegratörün mali mührüyle onaylanmasını da talep edebilir (V.2 ve V.9). Kendi mali mührünüzü kullanacaksanız sertifikanın süresini takip etmeniz gerekir; Kamu SM'ye göre mali mühür sertifikaları 3 yıl kullanılır (Kamu SM mali mühür süreçleri, 09.10.2026 itibarıyla). Ayrıntılar için e-Defter ve mali mühür rehberine bakabilirsiniz.
5. Arıza ve bakım durumunda ne olur?
e-Belge olarak düzenlenmesi gereken bir belgenin kâğıt düzenlenmesi normalde cezayı gerektirir. Tebliğ bunun istisnalarını sayar: GİB sistemlerindeki arıza ve kesintiler ile ispat veya tevsik edilmek kaydıyla mükellefin ya da özel entegratörün sistemindeki arıza, kesinti ve planlı bakım (planlı bakımda yazılı bildirimde belirtilen süreyle sınırlı) bunlar arasındadır. Bu hallerde, kanuni düzenleme süresi geçirilmemek şartıyla kâğıt belge düzenlenmesine özel usulsüzlük cezası kesilmez (V.7). Entegratörün kesinti ve bakım bildirimlerini nasıl yaptığı bu açıdan önem taşır.
6. Entegratörün izni iptal edilirse
GİB, mevzuata aykırı davranan entegratörlere eksikliği gidermesi için süre verir. Süresinde gidermeyenlerin ya da aynı takvim yılında birden fazla eksikliği tespit edilenlerin izni iptal edilebilir; izni iptal edilen entegratörün yeni başvurusu bir yıl geçmeden değerlendirilmez (V.1.2).
İzni iptal edilen entegratör, hizmet verdiği mükellefleri uyarmak zorundadır. Mükellefler bu durumda başka bir entegratörle anlaşabilir, GİB Portal'ı kullanabilir ya da kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden devam edebilir (VII).
7. Raporlama ve kapsam
e-Fatura ve e-İrsaliye gibi iletimini GİB'in yaptığı belgeler dışındaki e-Belgeler (ör. e-Arşiv Fatura, e-Serbest Meslek Makbuzu) için GİB'e e-Belge raporu gönderilmesi gerekir; rapor elektronik sertifika ile zaman damgalı olarak imzalanır (V.8). Bu raporu entegratörün mü yoksa sizin mi göndereceğiniz, e-Fatura'nın yanında hangi belge türlerinin (e-Arşiv, e-İrsaliye, e-Serbest Meslek Makbuzu, e-Müstahsil Makbuzu) hizmete dahil olduğu ve belgelerin kimin adına saklanacağı, entegratörle yapılan sözleşmede belirlenen konulardır.
8. Fiyat ve kullanım
Entegratörlerin fiyatlandırması (paket, belge adedi, yıllık ücret gibi) mevzuatla belirlenmez; firmaların kendi tekliflerine dayanır. Karşılaştırırken aynı belge adedi ve aynı belge türleri üzerinden hesaplama yapmak, saklama ve raporlama gibi hizmetlerin fiyata dahil olup olmadığına bakmak mümkündür. Bir entegratörden gelen örnek faturanın XML dosyasını e-Fatura görüntüleyici ile açarak belgenin içeriğini ve görüntüsünü kendiniz inceleyebilirsiniz.
Henüz geçiş aşamasındaysanız sırayı e-Fatura'ya geçiş adım adım rehberinde bulabilirsiniz.
Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır; belirli bir firmayı önermez. Sözleşme koşulları için mali müşavirinize ya da hukuk danışmanınıza başvurun.
Kaynaklar
Kaynaklar 09.10.2026 tarihinde kontrol edildi.
e-Fatura firmalarını karşılaştırın
Puanlar, yorumlar ve fiyatlar tek sayfada.