Terk, nevi ve unvan değişikliği e-belge hesaplarına otomatik yansıyacak: GİB'den UserTempList

Gelir İdaresi Başkanlığı, e-Fatura ve e-İrsaliye kullanıcılarının etiket bilgilerinin paylaşıldığı Kullanıcı Listesi (UserList) kılavuzunun 1.1 sürümünü 30 Eylül 2026'da yayımladı. Yeni sürümün en önemli eki, "UserTempList" adlı ayrı bir liste. GİB, e-Belge duyurusunda kılavuzdaki açıklamalara yönelik geliştirmelerin 16 Kasım 2026'ya kadar yapılması gerektiğini bildirdi.

UserTempList ne işe yarıyor?

Liste, 509 ve 507 Sıra No.lu VUK Genel Tebliğleri kapsamında e-belge hesapları kapatılan mükellefleri ve vergi sicilindeki değişikliklerin (terk, birleşme, bölünme, nevi ve unvan değişikliği gibi) sonuçlarını özel entegratörlere bildiriyor. Bir kayıt listeye girdikten sonra 7 gün boyunca listede kalıyor; mükellefin bağlı olduğu entegratör, listede yazan kapanış tarihi itibarıyla gerekli işlemi yapmakla yükümlü.

Hesaplar nasıl kapanacak?

Kılavuz, kaydın sicil koduna göre iki ayrı yol tarif ediyor:

• Hemen kapanış: Bazı kayıtlarda entegratör, kapanış tarihi ve saati itibarıyla mükellefin tüm e-belge hesaplarını kapatıp belge düzenlemeyi engelliyor. Bu mükelleflerin e-Arşiv raporları kapanıştan itibaren 24 saat içinde GİB'e gönderiliyor; raporda yalnızca kapanış tarihinden önceki veya aynı tarihli belgeler yer alabiliyor.
• 7 günlük geçiş: Diğer sicil kodlarında hesap hemen kapanmıyor. Kapanış tarihinden sonraki 7 gün boyunca, tarihi kapanıştan önce olan belgeler hâlâ düzenlenebiliyor; kapanıştan sonraki bir tarihle belge düzenlenemiyor. 7. günün sonunda hesap kapatılıyor. Kılavuzdaki örneğe göre kapanış tarihi 1 Ağustos olan bir mükellefin hesapları 9 Ağustos saat 00.00'da kapanıyor.

Karşı taraf için ne değişiyor?

Hesabı kapanan bir firmaya kapanış tarihinden sonraki bir tarihle e-Fatura düzenlenemiyor; gerekiyorsa e-Arşiv Fatura düzenleniyor. e-İrsaliye kullanıcısıyken hesabı kapanan bir alıcı için ise sanal alıcılı e-İrsaliye düzenlenmesi gerekiyor. Satış ve muhasebe ekiplerinin, müşteri listesindeki kapanışları bu kurala göre izlemesi faydalı olur.

Nevi ve unvan değişikliği

Nevi değişikliğinde mükellefin yeni vergi kimlik ya da TC kimlik numarası, GİB tarafından eski kayda bağlı entegratör hesabına bağlanıyor; entegratörün yeniden kullanıcı açma zarfı (HR-XML) göndermesi gerekmiyor. Unvan değişikliklerini GİB doğrudan UserList'e işliyor, entegratörler kendi sistemlerindeki unvanı buna göre güncelliyor. Hesabı kapatıldıktan sonra yeniden açılan mükellefler de eski bilgileriyle UserList'te yeniden yayımlanıyor.

İşletmeler ne yapmalı?

e-Fatura ve e-İrsaliye hizmetini bir özel entegratörden alıyorsanız, sağlayıcınıza bu geliştirmeleri 16 Kasım'a kadar tamamlayıp tamamlamadığını sorabilirsiniz. Entegratör seçerken bakılacak noktaları ayrı bir rehberde topladık.