e-Fatura mı e-Arşiv Fatura mı? Hangi belgeyi kime düzenlersiniz

e-Faturaya geçen işletmelerin en sık sorduğu şeylerden biri, bir satış için hangi belgeyi düzenleyecekleri. Soru çoğu zaman "e-Fatura mı kesmeliyim, e-Arşiv Fatura mı?" diye soruluyor ama aslında ortada bir tercih yok: ikisi de Vergi Usul Kanunu anlamında faturadır ve hangisinin düzenleneceğini alıcının e-Fatura uygulamasına kayıtlı olup olmadığı belirler.

Bu rehberdeki hükümler 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'nin güncel metnine dayanır; bölüm numaraları tebliğdeki numaralandırmayla verilmiştir. Zorunluluk eşikleri aşağıda, kaynağın kendi kontrol tarihiyle birlikte gösterilen tablodan gelir.

1. İkisi de fatura, fark iletimde

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura, kâğıt faturanın yerini alan iki elektronik belgedir. Hukuki niteliği aynıdır; ayrıldıkları yer belgenin alıcıya nasıl ulaştığıdır.

• e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) sistemi üzerinden, kapalı bir devrede alıcının gelen kutusuna iletilir. Gönderen de alıcı da uygulamaya kayıtlıdır.
• e-Arşiv Fatura, GİB'in iletmediği bir belgedir. Alıcıya elektronik ortamda ya da kâğıt çıktı olarak verilir; belge ayrıca e-Belge raporu hâlinde GİB'e aktarılır (V.8).

Bu yüzden e-Arşiv Fatura için "alıcıya nasıl ulaştıracağım" sorusunun cevabı sizde, e-Fatura içinse sistemdedir.

2. Kural: alıcı e-Fatura'ya kayıtlı mı?

Karar tek bir soruya bakar:

Yani aynı gün içinde iki farklı müşteriye iki farklı belge düzenlemeniz olağandır. Kurumsal bir müşteriye e-Fatura giderken, internet sitenizden alışveriş yapan bir tüketiciye e-Arşiv Fatura düzenlenir.

Uygulamada bu ayrımı çoğunlukla kullandığınız program yapar: fatura oluştururken alıcının vergi kimlik numarasını GİB'in kayıtlı kullanıcı listesinde sorgular ve belgeyi doğru türde hazırlar. Yine de sorumluluk mükellefte olduğu için kuralı bilmek gerekir.

Üç tipik durum:

• Kurumsal müşteriye toptan satış. Alıcı e-Faturaya kayıtlı bir anonim şirketse, belge e-Fatura olarak düzenlenir ve alıcının gelen kutusuna düşer. Alıcı kabul veya ret hakkını sistem üzerinden kullanır.
• İnternet sitenizden tüketiciye satış. Alıcı vergi mükellefi değildir; e-Arşiv Fatura düzenlenir ve müşteriye e-posta ya da sipariş sayfasından elektronik olarak iletilir.
• Kayıtlı olmayan bir mükellefe satış. Alıcı vergi mükellefidir ama henüz e-Faturaya geçmemiştir; yine e-Arşiv Fatura düzenlersiniz. Burada belgenin alıcıya ulaştığından emin olmak size düşer.

3. Alıcının kaydını nasıl kontrol edersiniz?

Üç pratik yol var:

1. Programınızın sorgusu. Özel entegratör ya da muhasebe programları, VKN girildiğinde alıcının e-Fatura kaydını otomatik kontrol eder. Çoğu durumda yapmanız gereken tek şey budur.
2. GİB'in kayıtlı kullanıcılar listesi. Başkanlık, e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükellefleri e-Fatura kayıtlı kullanıcılar listesi sayfasında yayımlar. Tek seferlik kontrol için en güvenilir kaynaktır.
3. Numaranın kendisini doğrulamak. Alıcının verdiği numara hatalıysa sorgu da yanlış sonuç verir. Vergi kimlik numarasının ya da TC kimlik numarasının geçerli olup olmadığını VKN ve TCKN doğrulama aracıyla saniyeler içinde kontrol edebilirsiniz; araç numarayı tarayıcıda işler, sunucuya göndermez.

Alıcının kaydı sonradan da değişebilir: bugün kayıtlı olmayan bir müşteri birkaç ay sonra e-Faturaya geçmiş olabilir. Bu yüzden sorgu, faturayı düzenlediğiniz anda geçerli olan bilgiye göre yapılmalıdır.

4. e-Faturaya geçtiyseniz e-Arşiv de zorunlu

Sık karşılaşılan bir yanılgı, e-Faturaya geçen bir işletmenin kayıtlı olmayan müşterilerine kâğıt fatura düzenlemeye devam edebileceğidir. Tebliğ bunun aksini söyler: e-Fatura uygulamasına geçme zorunluluğu bulunan mükellefler, aynı süre içinde e-Arşiv Fatura uygulamasına da geçmek zorundadır (IV.2.4.1).

Yani iki uygulama birlikte yürür. e-Faturaya geçiş sürecinin tamamını e-Fatura'ya geçiş adım adım rehberinde anlattık.

5. Kim hangi belgeye geçmek zorunda?

Zorunluluk, ciro eşikleri ve belirli tarihlerle belirlenir. Güncel eşikler ve tarihler şöyledir:

Kendi durumunuzu tabloya bakmadan öğrenmek isterseniz, cironuzu ve faaliyet alanınızı girerek sonuç veren e-Dönüşüm zorunluluk testi aracını kullanabilirsiniz. e-Arşiv tarafındaki ayrıntılar, kâğıt fatura sınırı ve geçiş takvimi için e-Arşiv Fatura 2026-2027 kuralları rehberine bakın.

6. Yanlış belge düzenlenirse ne olur?

İki ayrı durumu karıştırmamak gerekir.

Kâğıt fatura düzenlenmesi. e-Arşiv Fatura düzenlemesi gereken bir işlem için matbu kâğıt fatura düzenlenir veya alınırsa, faturayı düzenleyen ile nihai tüketici dışındaki vergi mükellefi alıcı hakkında, her bir kâğıt fatura için ayrı ayrı Vergi Usul Kanunu'nun 353. maddesindeki özel usulsüzlük cezası uygulanır (IV.2.4.3). Tebliğ, GİB veya entegratör sistemlerindeki arıza gibi belirli hâllerde kâğıt düzenlemeye ceza kesilmeyeceğini de belirtir (V.7).

Yanlış türde elektronik belge düzenlenmesi. Alıcı e-Faturaya kayıtlıyken e-Arşiv Fatura düzenlemeye çalışırsanız, program ya da entegratör bunu genellikle baştan engeller. Engellemediği durumda belge alıcının gelen kutusuna düşmez; alıcı faturayı sisteminde göremediği için kayıtlarına almakta sorun yaşar. Bu nedenle doğru belge türü, muhasebe kadar ticari ilişkinin de meselesidir.

7. e-Arşiv Faturada kaçırılan iki kural

Belgeyi doğru seçtikten sonra düzenleme biçiminde de iki ayrıntı sık atlanır (V.5.2):

• Saat ve dakika zorunludur. e-Arşiv Faturada düzenleme tarihinin yanında saat ve dakikanın da gösterilmesi gerekir.
• Sevkiyatta kâğıt çıktı. Malın sevki sırasında yanında sevk irsaliyesi, irsaliye yerine geçen e-Arşiv Fatura kâğıt çıktısı ya da ödeme kaydedici cihazdan alınan fatura bilgi fişi bulunmalıdır.

8. Hizmeti kimden alırsınız?

Her iki belge de GİB portalı, doğrudan entegrasyon ya da özel entegratör üzerinden düzenlenebilir. Küçük ve orta ölçekli işletmelerin çoğu, mali mühür ve sistem yükünü üstlenmemek için özel entegratörle çalışır. GİB'den izin almış firmalardan bazıları:

Entegratör seçerken bakılacak kriterleri özel entegratör seçerken bakılacaklar rehberinde topladık. e-Arşiv tarafında hizmet veren firmaları ise e-Arşiv Fatura kategorisinde karşılaştırabilirsiniz.

Kaynaklar

Kaynaklar 24.10.2026 tarihinde kontrol edildi.

• GİB – 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği (güncel metin)
• GİB – e-Fatura kayıtlı kullanıcılar listesi